Opvolging & Voorbellen Events

Eindelijk staat het op de agenda, het grootste evenement van het jaar voor uw bedrijf. Nooit eerder organiseerden jullie zo’n omvangrijke live bijeenkomst. Kosten nog moeite werden bespaard. Een prachtige locatie, goed voor honderden gasten, bekende sprekers uit binnen- en buitenland, uitgebreide catering en een campagne waar je u tegen zegt. De marketing en de externe projectleider waren er druk mee. Met één onderdeel is er echter weinig rekening gehouden: het telefonisch contact vooraf en achteraf. Het voorbellen en de opvolging van events worden vaak niet meegenomen.

Bij ieder evenement wordt wel een Save the Date verstuurd. Uw relaties zijn als het goed is ruim op tijd op de hoogte. En ook de uitnodiging krijgt voldoende aandacht. Maar wat nu als het aantal aanmeldingen toch tegenvalt? Wat als de deadline nadert en nog geen 10% van de verwachte genodigden heeft zich aangemeld. Heeft u dan een back-up-plan? Stuurt u dan nog een keer dezelfde mailing, of wilt u liever een dwingende reminder sturen? Gooit u de socials vol met leuke triggers en eventuele kortingen of, en dat raden we u aan, gaat u op onderzoek uit?

Het voordeel van telefonisch contact, blijkt in de praktijk, is dat u vragen kunt stellen aan de persoon aan de andere kant van de lijn. Dat aankondigen via de post, de mail of de socials kan best werken, maar als het niet zo goed werkt wilt u weten waarom niet. Waarom heeft iemand zich (nog) niet aangemeld? Ligt dat aan het programma, is de uitnodiging wel aangekomen – moet de database hoognodig verrijkt worden, of is er een concurrerend event op dezelfde dag gepland? Deze info krijgt u niet makkelijk met andere soorten communicatie. Professionele gespreksvoering is de allerbeste vorm van marktonderzoek.